ผิดพลาด และความล้มเหลว ปัญหาที่ถูกมองว่า เป็นข้อผิดพลาดทางเทคนิค กลับกลายเป็นปัญหาของมนุษย์ และกระบวนการ นี่คือเหตุผลที่การค้นหา และกำจัดสาเหตุที่แท้จริงเป็นสิ่งสำคัญ หากเป้าหมายคือ การหลีกเลี่ยงการเกิดซ้ำ กฎนี้ใช้อย่างแข็งขันไม่เพียง แต่เพื่อแก้ปัญหาในบริษัทเท่านั้น แต่ยังเป็นที่นิยมของนักจิตวิทยาอีกด้วย บ่อยครั้งที่ลูกค้าที่มาปรึกษา ไม่สามารถเข้าใจรากเหง้าของปัญหาที่เกิดขึ้นในชีวิต

หรือพวกเขาเองไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ ถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการ ในกรณีเช่นนี้ กฎห้าข้อจึงเข้ามาช่วยพวกเขา ด้วยความช่วยเหลือทุกคนสามารถวิเคราะห์ปัญหาที่เขากังวล ความผิดพลาดในการทำงาน ปัญหาในความสัมพันธ์กับคนที่คุณรัก ความไม่พอใจกับคุณภาพชีวิต คอยถามอยู่เสมอว่า ทำไม อาจไม่ใช่แค่นักจิตวิทยาเท่านั้น การไตร่ตรองดังกล่าว สามารถทำได้โดยอิสระ

แต่หากบุคคลนั้น ซื่อสัตย์กับตัวเอง และพร้อมที่จะเข้าถึงเหตุผลที่แท้จริง และไม่ซ่อนตัวเลือกแรกที่เจอ โดยไม่คำนึงถึงบริบทที่ใช้เทคนิคนี้ จะเป็นประโยชน์ทั้งสำหรับการแก้ปัญหาภายในตัว และเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรขนาดใหญ่ ตัวอย่างการประยุกต์ใช้วิธีการ เทคนิคง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณระบุสาเหตุของข้อผิดพลาด ได้อย่างรวดเร็ว การวิเคราะห์สถานการณ์คุณ ควรถามคำถามสองสามข้อ ทำไมหรืออะไรทำให้เกิดปัญหานี้

ความน่าเชื่อถือตลอดอายุการใช้งาน 2020 นี่คือสิ่งที่ช่วยให้การวิเคราะห์ขั้นสุดท้าย สามารถไปถึงก้นบึ้งของความจริงได้ ให้ยกตัวอย่างประกอบของการประยุกต์ใช้กฎ ในการทำเช่นนี้ มาวิเคราะห์สถานการณ์เมื่อผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบไม่ส่งจดหมายข่าวเกี่ยวกับการอัปเดตซอฟต์แวร์ล่าสุดตรงเวลา เมื่อมองแวบแรกอาจดูเหมือนว่า สาเหตุของข้อผิดพลาด นั้นชัดเจน พนักงานไม่ปฏิบัติตามภาระหน้าที่ ด้วยเหตุผลบางประการ

แต่กฎ 5 Whys สามารถช่วยระบุจุดอ่อนอื่นๆ ในบริษัทได้ dkiนำเสนอการวิเคราะห์สถานการณ์ด้วยเทคนิค อธิบายรายละเอียดได้ ดังนี้ การอัปเดตไม่ได้ดำเนินการก่อนวันที่ระบุ เหตุใดการอัปเดตจึงไม่ดำเนินการทันเวลา เนื่องจากผู้พัฒนายังคงทำงานเกี่ยวกับคุณสมบัติใหม่ เหตุใดนักพัฒนาจึงยังคงทำงานเกี่ยวกับคุณสมบัติใหม่ หนึ่งในนักพัฒนาใหม่ไม่ทราบขั้นตอน เหตุใดผู้พัฒนาใหม่ จึงไม่คุ้นเคยกับขั้นตอนทั้งหมด

เขาไม่ได้รับการฝึกฝนอย่างเหมาะสม ทำไมเขาถึงไม่ได้รับการฝึกฝนอย่างเหมาะสม เนื่องจาก CTO เชื่อว่า พนักงานใหม่ไม่จำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมอย่างละเอียด และควรเรียนรู้ได้ทันที ด้วยเหตุนี้ เราจึงเห็นว่า เหตุผลหลักกลับกลายเป็นแตกต่างไปจากที่เห็นในแวบแรกอย่างสิ้นเชิง สิ่งที่ถูกมองว่า เป็นปัญหาที่เกิดจากความหลงลืม หรือขาดความรับผิดชอบของพนักงานในขั้นต้น กลับกลายเป็นปัญหาของกระบวนการและระบบโดยรวม

สิ่งนี้เปลี่ยนแนวทางการแก้ปัญหาอย่างมีนัยสำคัญ ดังนั้น จุดประสงค์ของการวิเคราะห์ 5 เหตุผล คือการมองลึกลงไปในปัญหาใดปัญหาหนึ่ง จนกว่าจะแสดงให้คุณเห็นถึงสาเหตุที่แท้จริง ข้อดีและข้อเสียของวิธีการ 5 Whys กฎคือการที่ง่ายและมีประสิทธิภาพ ในการแก้ปัญหาเครื่องมือ แต่เช่นเดียวกับเครื่องมืออื่นๆ มันมีข้อดีและข้อเสีย

ข้อดีของวิธีการนี้ รวมถึงความจริงที่ว่า ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ และทักษะพิเศษเพื่อการใช้งานที่ประสบความสำเร็จ ก็สามารถถามคำถามฟังคำตอบ และดึงข้อมูลจากพวกเขาได้อย่างถูกต้อง บางทีสิ่งที่น่าทึ่งที่สุดเกี่ยวกับกฎข้อที่ 5 ก็คือ กฎนี้ส่งเสริมการกระทำที่เป็นรูปธรรม มากกว่าที่จะหาใครสักคนมาตำหนิ และทำให้พวกเขากลับใจ สิ่งนี้มักบ่งชี้ถึงข้อผิดพลาดในระบบ ปัญหาขององค์กร หรือด้านที่จำเป็นต้องปรับปรุงกระบวนการ

วิธี 5 Whys ช่วยให้ทีมมุ่งเน้นไปที่การค้นหาสาเหตุของปัญหา สิ่งนี้ส่งเสริมให้สมาชิกแต่ละคน แบ่งปันแนวคิดสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง มากกว่าที่จะโทษผู้อื่น ซึ่งทำให้พนักงานมีความมั่นใจว่า พวกเขาสามารถจัดการกับปัญหาใดๆ และป้องกันการหยุดชะงักซ้ำๆ ในกระบวนการ อย่างไรก็ตาม นอกเหนือจากข้อดีที่เห็นได้ชัด ฝ่ายตรงข้ามของวิธีการยังมีข้อเสียอยู่หลายประการ

ตัวอย่างเช่น อดีตผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อระดับโลกของ Toyota กล่าวถึงข้อเสียดังต่อไปนี้ การไร้ความสามารถของสมาชิกในทีม ที่จะเกินความสามารถ เนื่องจากเป็นการยากที่บุคคลจะหาเหตุผลที่เขาไม่รู้ ความซับซ้อนของการเปลี่ยนจากการคาดเดาสมมุติ เป็นการวิเคราะห์เหตุผลเชิงวัตถุ ความมักไม่เต็มใจของสมาชิก ในทีมในการวิเคราะห์เชิงลึก และค้นหาสาเหตุที่แท้จริง

มุมมองที่แตกต่างกันของผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับสถานการณ์ ซึ่งหมายถึง ความคิดเห็นที่หลากหลาย ความซับซ้อนของการใช้กฎ เพื่อวิเคราะห์ปัญหาที่ร้ายแรงกว่านั้น แนวโน้มที่จะแยกแยะเหตุผลหนึ่งข้อ แทนที่จะทำได้หลายข้อ ปัญหาทั่วไปอีกประการหนึ่งคือ ปัญหาที่ซับซ้อนมักมีสาเหตุเดียวเท่านั้น และการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงนั้น ในทางทฤษฎีง่ายกว่าในทางปฏิบัติ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำลายการประชุมคือ ยืนกรานที่จะดูสาเหตุด้านข้างมากขึ้นเรื่อยๆ จนกว่าทีมจะเริ่มเคลื่อนไหวเป็นวงกลม แม้แต่คนที่มีเจตนาดี ก็สามารถสร้างความเสียหายแบบเดียวกันได้ ด้วยการให้ความสำคัญกับเรื่องทางเทคนิคหรือเรื่องสนับสนุนมากเกินไป อย่างไรก็ตาม ด้วยแนวทางที่ถูกต้อง และความเข้าใจในกระบวนการนี้ ข้อเสียเกือบทั้งหมด จึงสามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างง่ายดาย

กฎระเบียบวิธี บ่อยครั้งเมื่อมีบางอย่าง ผิดพลาด ผู้คนมักจะมองว่า มันเป็นวิกฤตและมองหาผู้กระทำความผิด ในกรณีเช่นนี้ เป็นเรื่องยากสำหรับพวกเขา ที่จะแยกอารมณ์ออกจากอารมณ์ และเห็นคุณค่าของการตัดสิน แต่นี่เป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การเรียนรู้ หากคุณต้องการเรียนรู้จากบทเรียน และประโยชน์ของสถานการณ์แต่ละอย่าง

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการ เกี่ยวกับวิธีทำให้กระบวนการสนทนา มีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยใช้วิธี Five Why การดำเนินการประชุม หากเป็นไปได้โดยเร็วที่สุด หลังจากพบปัญหา เพื่อการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ในการแสวงหาอย่างร้อนแรง การมองหาคำตอบที่เป็นข้อเท็จจริง ควรเป็นเรื่องราวของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่การคาดเดาเกี่ยวกับสิ่งที่อาจเกิดขึ้น

การมองภาพใหญ่ก่อนสรุปผลใดๆ ถามคำถามทำไมกี่ครั้งก็ได้ ตามความจำเป็นจนกว่าทีมงาน จะสามารถระบุสาเหตุของปัญหาเดิมได้ การหยุดตรงเวลา คุณจะรู้ว่าคุณไปถึงก้นบึ้งของความจริงเมื่อมีคำถามว่า ทำไม จะไม่มีคำตอบที่เป็นประโยชน์อีกต่อไป หากคุณระบุสาเหตุที่สำคัญ มากกว่าหนึ่งสาเหตุ ให้ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับการวิเคราะห์แต่ละสาขาที่แตกต่างกัน จนกว่าคุณจะพบสาเหตุที่แท้จริง สำหรับสาเหตุแต่ละสาเหตุ

ตัวเลข 5 จาก5 ทำไม เป็นตัวเลขเพียงเล็กน้อยเท่านั้น ในบางกรณี คุณอาจต้องถามว่า ทำไม อีกสองสามครั้ง ก่อนที่คุณจะไปถึงรากของปัญหา ในบางกรณี คุณอาจมาถึงจุดนี้ก่อนจะถามว่าทำไมห้าครั้ง อย่าถามคำถามทำไมมากเกินไป หลังจากที่คุณได้ตอบคำถามหลัก และระบุสาเหตุที่แท้จริงแล้ว หากคุณยังคงทำงานต่อไป คุณอาจได้รับคำแนะนำ และข้อร้องเรียนที่ไม่มีเงื่อนไขมากมาย ซึ่งไม่ใช่จุดประสงค์ของการสนทนานี้ มุ่งเน้นไปที่การค้นหาสาเหตุที่แท้จริง

บทความอื่นที่น่าสนใจ :  เคมี ในอาหาร อันตรายของโภชนาการที่ไม่ดี อธิบายได้ดังนี้